Management : Organiser des réunions de jalonnement

La réunion de jalonnement a pour but de permettre d'élaborer ensemble une solution à un problème posé. La réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des objectifs. Elle n'existe que pour atteindre un but ou poursuivre un ou plusieurs objectifs.

 

Il est important, d'une part, que les participants sachent pourquoi ils sont là et pourquoi ces réunions existent et, d'autre part, qu'ils sentent qu'ils peuvent contribuer au projet ou à l'action du groupe. Il convient à un animateur, le chef de projet, de diriger la session et de l'organiser.

 

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Plan du document : 

 

• I. Qu'est-ce qu'un jalon ?

 

• II. Qu'est-ce que réunion de jalonnement ? 

 

• III. L'organisation d'une réunion de jalonnement 

 

• IV. Outils pour organiser une réunion de jalonnement 

 

 

 

 

 

Partie 1 : Qu'est-ce qu'un jalon ? 

 

Un jalon (ou, en anglais milestone), est un terme largement utilisé dans le cadre de la gestion de projet. Un jalon représente la fin d'une étape, la fin d'un travail à réaliser sur un projet. La plupart du temps, le jalon est aussi un événement important, comme la signature d'un contrat ou d’un PV de recette, la livraison d’un livrable précis.

 

Le jalon a sa place dans la gestion de projet et il est possible de piloter un projet ou un portefeuille par des jalons. Cette référence permet de fixer les différentes responsabilités des acteurs du projet, et de favoriser leur motivation pour avancer sur les tâches du projet.

 

Le jalon est un élément constitutif d'un délai qui peut être défini à l'aide de deux jalons, d'un jalon de début de délai et/ou d'un jalon de fin de délai. Le délai donne donc une information supplémentaire, la durée, permettant de donner un ordre de grandeur pour l'évaluation d'une avance ou d'un retard.

 

Les délais sont utilisés notamment pour la gestion des projets de construction sous la forme du délai global et de délais partiels.

 

 

 

 

Partie 2 : Qu'est-ce que réunion de jalonnement ? 

 

Pour le pilotage d’un projet à l’aide de jalons, la réunion de jalonnement va consister à valider si un jalon est passé, ou non, et à définir la date de passage réestimée. Le suivi du passage des jalons permet de disposer d’une information non subjective, contrôlable et partagée sur l’avancement du projet.

 

Plusieurs indicateurs peuvent être calculés à l’aide de jalons pour mesurer l’avance ou le retard d’un projet. On peut citer le % de jalons effectivement passés par rapport au % cible, ou le suivi du jalon qui dérive le plus.

 

Si le jalon est entière passé, on pourra dire que nous sommes à 100%, si le travail n’est pas terminé, on calculera alors un pourcentage en fonction du degré d’avancement de la tâche.

 

 

 

 

 

 

Partie 3 : L'organisation d'une réunion de jalonnement 

 

 

 

 

 

Comme pour une réunion classique, le chef de projet qui anime la réunion doit préparer sérieusement sa réunion afin de gagner du temps et de la rendre efficace :

 

➤ L’ordre du jour : Préparez le contenu et définir avec précision la liste des questions à traiter, qui doivent être ordonnées par ordre d'importance. Il faut faire attention à na pas vouloir aborder trop de points et rester centré sur ce qui est important : le jalon à valider.

 

Dans un second temps, le chef de projet doit clairement rédiger le contenu qui doit être soignée et formulée pour être compris par tous les participants. Il est nécessaire que le rédacteur rédige les supports pour les autres, et non en fonction de sa propre vision.

 

➤ La convocation : Elle doit être claire, envoyée suffisamment à l’avance pour éviter les absences. Dans l’idéal, il peut être intéressant de planifier toutes les réunions de jalonnement au début du projet. La convocation doit mettre en avant le caractère important de la réunion pour l’avancement et la validation du projet.

 

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Partie 4 : Outils pour organiser une réunion de jalonnement 

 

Le scénario d’animation :

 

Le scénario d’animation permet de structurer son discours et de ne rien oublier lors de ses réunions aussi bien eu niveau des points à aborder, que des outils et matériels à prévoir. Le scénario d’animation se décompose en quatre étapes :

 

➤ Durée : Le chef de projet indique dans cette partie la durée de chaque sous partie.

 

➤ Déroulé : Le chef de projet décrit les étapes à respecter, ce qu’il doit dire ou faire.

 

➤ Outils / matériels à prévoir : Le chef de projet liste ce qu’il doit apporter ou préparer le jour de la réunion, éventuellement ce qu’il doit envoyer en amont du Jour J.

 

➤ Animation : Le chef de projet réfléchir à son style d’animation (directif ou non) et au message qu’il va devoir faire passer aux acteurs du projet.