Vous avez fait votre rentrée. Studieux et concentré sur votre cours, voila qu’une bande d’élèves fait irruption au milieu de votre classe pour vous annoncer la soirée à ne pas manquer. Profitez-en bien, l’année prochaine, ce sera à votre tour pour l’organiser. Voici quelques conseils pour ne pas se perdre et atteindre vos objectifs.
Former une équipe
Point clé pour faire de cette soirée une réussite. Il est indispensable de s’entourer de personnes motivées, créatives, dynamiques et prêtes à tout, oui à tout pourrassembler le plus grand nombre de personnes pour faire la fête. Cette équipe, dont le nombre ne doit pas excéder la dizaine, doit être solidaire. Regroupez des personnes dont les affinités sont évidentes et qui ont déjà eu l’occasion de passer des soirées ensembles. De même, entourez-vous des organisateurs des soirées précédentes qui ont l’avantage de connaître le terrain.
Brainstorming et fil rouge
Soirée blanche ? Disco-funk ? Anges et démons ? Le choix d’un thème fédérateur pour lequel vous pourrez utiliser des costumes, des décors et autres gadgets pour mettre de l’ambiance donne le top départ pour la grande suite :
- Exposez le budget et les moyens dont vous disposez,
- Listez les compétences de chacun des organisateurs,
- Distribuez les tâches : communication (responsable de l’école, affiches, flyers, articles, blogs), négociation des tarifs pour la location de la salle, des boissons, d’impression des supports de communication, des frais de la SACEM (droits de diffusion de la musique si vous ne réservez pas un lieu qui s’en acquitte déjà), gestion du budget, recherche de sponsors…
- Résumez tout dans un tableau de bord. Ce sera votre fil rouge.
- Nommez un coordinateur ou chef de groupe qui veillera à ce que chacun réalise ce qu’il a pris en charge et évitez l’inertie des organisateurs.
Choisir et négocier le lieu
Il faut se faire à l’idée que cette fois-ci votre appartement ne suffira pas. Même pour l’apéro… Bar, restaurant, salle d’une discothèque ou salle vide, ce lieu doit correspondre à votre thème, au nombre de participants attendus. Il doit être accessible pour tous à pieds ou en bus. Oubliez tout lieu dont l’accès ne se fait qu’en voiture.
Contactez le responsable de la salle et renseignez-vous sur sa disponibilité, les services proposés (DJs, bar, barman, boissons, vestiaire, nettoyage, sécurité, assurance…), sans oublier les tarifs. Comparez et choisissez de préférence un lieu qui a l’habitude des soirées étudiantes, afin d’éviter certains tracas (nuisances sonores pour le voisinage, casse…).
Cette négociation est souvent le point qui détermine le tarif de la soirée et la possibilité ou non de la faire « open bar ». Une fois tout le monde d’accord, le chef de groupe se charge des formalités comme la signature d’un contrat qui détaillera les responsabilités de chacun. N’endossez pas de responsabilités trop importantes vis-à-vis des locaux. Le propriétaire possède étant couvert par une assurance n’a pas à profiter de la situation pour transférer ses responsabilités. Assurez-vous de l’existence d’une clause en cas d’annulation de l’une des parties. Et oui, ça arrive…
Rechercher des sponsors
Votre école est en théorie votre premier sponsor. Rencontrez le responsable des études puis de l’établissement afin d’obtenir un appui financier. En échange, le logo de l’école aura sa place sur les affiches, et vous vous tiendrez bien à la soirée pour garantir l’image de marque de celle-ci.
Mettez en œuvre vos talents de commerciaux et profitez du carnet d’adresses des anciens élèves et du BDE (Bureaux Des Elèves). Multipliez les rencontres. Ne soyez pas déçus en cas de refus, la prochaine fois, ce sera la bonne.
Mobilisation totale
Une soirée réussie commence par une soirée dont on connaît l’existence et qu’on attend ! Visitez les classes à plusieurs reprises, créez un buzz et assurez-vous jusqu’au dernier moment que les personnes viendront. Prévoyez des animations dont vous cacherez le contenu pour créer du suspens. Si vous en avez le budget, distribuez des cadeaux (idéalement fourni par les sponsors à la place d’un chèque) et annoncez-le. Rencontrez les leaders pour envisager un after afin de donner un plus à la soirée et donner envie aux personnes de vous rejoindre.
Parce que ça peut être le première soirée… ou pas !
Vous êtes beaux, brillants et animateurs. Faîtes en sorte qu’on le sache en mettant l’ambiance et en pensant à varier la musique. Au-delà de l’animation, veillez aux plus jeunes et aux personnes pour qui J.Daniels est devenu leur meilleur ami. Si vous avez opté pour l’open bar, ne chargez pas trop les cocktails et n’hésitez pas à dire quand il le faut. Gardez un œil sur tout ce qui pourrait déborder, en tant qu’organisateur vous êtes responsable du bon déroulement de la soirée. Une mauvaise soirée, ce n’est que du moins : un lieu en moins, moins de gens à la prochaine soirée et donc moins d’entrées.
Une soirée réussie annonce la prochaine… alors ça vaut la peine d’y croire et de s’investir complètement.
