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BTS CI - Communication et management interculturels Chapitre 2 - technique de gestion de réunion

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BTS CI - Communication et management interculturels Chapitre 2 - technique de gestion de runion

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Plan du document :

 

I. Définition

 

II. Préparation de la réunion


1) Objectifs d'une réunion

2) Types de réunion

3) Durée de la réunion

4) Ordre du jour

5) Documents à distribuer à l'avance

6) Définir le déroulement de la réunion

7) Participants à la réunion

8) Date et réservation de la salle

9) Prévenir les participants

 

 

III. Pendant la réunion


1) Feuille d'émargement

2) désignation d'un secrétaire de séance

3) Récapitulatif du relevé de décision précédent

4) Rappeler l'ordre du jour

5) Rédiger un procès verbal de réunion

6) Date de la prochaine réunion

 

 

IV. Après la réunion


1) Rédiger le compte rendu

2) Objectifs du compte rendu

3) Diffuser le compte rendu

 

 

 

 

 

I. Définition

 

Une réunion est lieu de rencontre entre les membres d’une entreprise dans le but d’échanger des informations avec eux.

Pour qu’une réunion soit efficace, elle doit correspondre à un besoin partagé par tous les membres du groupe.

 

 

II. Préparation de la réunion


1) Objectifs d'une réunion

 

Les informations fournies lors d’une réunion peuvent être de différentes natures en fonction de l’objectif de la réunion.

 

Ces objectifs peuvent être :

 

  • D’Information: il s’agit d’informer des collaborateurs de l’entreprise en leur transmettant des informations utiles à leur travail ;
  • De situation 
  • De recherche de solution
  • De recherches d’idées
  • De décisions : le but est ici de prendre des décisions collectives
  • De dynamisation-motivation
  • De négociation-recherche d’un accord
  • De résolution de tension ou de conflit

 

 

 

2) Types de réunion

 

En fonction de l’objectif de la réunion, celle-ci peut être de 3 types :

 

  • Ascendante
  • Descendante
  • Horizontale

 

 

 

3) Durée de la réunion

 

Une réunion efficace doit être courte.  Elle ne doit pas dépasser 2 heures.

 

 

 

 

4) Ordre du jour

 

L’ordre du jour est découpé en plusieurs points ou thèmes. Chacun de ces points ou thèmes doivent être définis à l’avance.

Ensuite, il faut procéder à un découpage horaire qui permettra de minuter correctement les différents sujets de l'ordre du jour.

Enfin, il faut prévoir d’aborder les points importants de l'ordre du jour en début de réunion, moment où la concentration est maximale. Cela afin de ne pas avoir à les traiter trop rapidement en fin de réunion.

 

 

 

 

5) Documents à distribuer à l'avance

 

Une fois les étapes précédentes définies, il faut sélectionner, minutieusement, tous les documents nécessaires à la bonne tenue de la réunion ainsi que les supports visuels ou numériques.

 

 

 

 

6) Définir le déroulement de la réunion

 

Il s’agit ensuite de hiérarchiser les différents points de la réunion en fonction de leur importance et du temps nécessaire pour qu’ils soient traités avec efficacité.

Pour que la réunion se déroule le mieux possible, il est préférable de mettre en début de réunion les points les plus importants et à la fin ceux les moins importants. Ces derniers pouvant être déplacés lors d’une autre réunion.

 

 

 

 

7) Participants à la réunion

 

En fonction du thème de réunion définit précédemment, il s’agit de définir précisément les participants et de les sélectionner avec pertinence.

Ils doivent être peu nombreux, entre 5 et 10 personnes, pour ne pas rendre la réunion inefficace.

Il faut également veiller, en fonction du thème de la réunion et en considérant l’organigramme de l’entreprise, à bien étudier le rôle et le poste de chacun afin d’harmoniser le profil des participants selon leurs compétences, expériences et intérêts.

 

 

 

 

8) Date et réservation de la salle

 

Réserver une salle peut être nécessaire si l’entreprise ne dispose pas d’une salle de réunion à l’intérieur de ses locaux.

La date de la réunion doit être prévue au moins 15 jours à 3 semaines à l'avance, afin de permettre l'envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais corrects et légaux.

 

En fonction des besoins de la réunion, la salle doit être choisie en fonction :

 

  • De sa capacité de places assises ;
  • De ses dimensions ;
  • De sa forme selon le type de présentation ou d'animation ;
  • D’un accès à internet ;
  • De la présence d'ordinateurs et de moyens audiovisuels comme un vidéo projecteur.

 

 

Le jour « J » préparer la salle : forme de la table (ronde, ovale, rectangulaire…), chaises, éclairage, tableau, écran…

 

 

 

 

9) Prévenir les participants

 

Cela se fait par le biais de la diffusion de l’ordre du jour à l’ensemble des participants par le biais d’une convocation.

Celle-ci peut se faire de manière formelle via un courrier RAR ou non formel par lettre simple, mail ou note sur le tableau d’affichage s’il existe ou information via l’intranet de l’entreprise.

 

L’ordre du jour indique :

 

  • La date de la réunion
  • L’heure de la réunion en précisant celle de début et celle de fin
  • Le lieu de la réunion
  • Si besoin un plan d’accès précisant les facilités de transports (station de métro ou ligne de bus, gare…etc).
  • L’objectif de la réunion
  • Les points mis à l’ordre du jour préalablement hiérarchisés

 

 

 

 

 

III. Pendant la réunion

 

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IV. Après la réunion

 

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