BTS AG - Communication Chapitre 5 - Préparer et animer des réunions

 

Au sein de l’entreprise, les réunions sont très nombreuses et variées. C’est un moyen de communication orale en groupe restreint. Ces échanges sont très cadrés et facilitent le dialogue et la transmission d’informations. Mais il faut faire attention de cibler les bonnes personnes à convoquer car l’excès de réunions peut nuire au bon fonctionnement de l’entreprise. L’assistant(e) de gestion doit connaitre les différents types de réunions car il/elle peut être amené(e) à les préparer.

 

 

Plan du document :

 

I. Les différents types de réunion

1) Les réunions d'information

2) Les réunions de discussion ou de créativité

3) Les réunions de résolution de problèmes

4) Les réunions de négociation

5) Les réunions obligatoires

6) Les réunions intégratoires

7) Les réunions virtuelles

8) Les réunions de concertation

 

 

II. La préparation des réunions

 

III. L'animation d'une réunion 

1) Lancement

2) Développement

3) Conclusion

 

 

 

 

 

I. Les différents types de réunion

 

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II. La préparation des réunions

 

Pour qu’une réunion soit réussie et efficace, l’assistant(e) doit veiller à bien préparer son organisation matérielle, à savoir :

 

• Rédiger un ordre du jour afin de déterminer le thème de la réunion et les principaux points qui seront abordés.
• Envoyer une convocation aux participants en n’oubliant pas d’indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion.
• Organiser la salle de réunion. Elle doit être ni trop petite ni trop grande, aérée, éclairée et chauffée convenablement. La disposition des tables doit être propice aux échanges et à l’objectif de la réunion.

 

Disposer les tables en U facilite la communication. Cette disposition est plutôt adaptée aux réunions d’informations descendantes car elles permettent de concentrer l’attention sur l’animateur.

La forme circulaire (en cercle) favorise et aide le contact en face-à-face. L’animateur a une place identique à celle des autres.

La disposition de type salle de classe freine les échanges au sein du groupe.

 

• Déterminer les supports de visualisation (diaporama, plaquette, photocopies…) et le matériel nécessaire (tableau, vidéoprojecteur, stylos, ordinateur, collation…). Surtout bien vérifier le bon état des équipements avant la réunion.

 

 

 

 

III. L'animation d'une réunion 

 

1) Lancement

L’animateur va rappeler l’ordre du jour, la durée et l’objectif de la réunion. Il vérifie que tous les participants aient les informations nécessaires pour la bonne compréhension du thème abordé.

 

 

2) Développement

Il va faciliter les échanges, être à l’écoute, reformuler pour relancer les discussions, clarifier, synthétiser au fur et à mesure de l’avancée des discussions, encourager les plus timides à s’exprimer, noter les idées au tableau, effectuer les synthèses…

 

 

3) Conclusion

 

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