BTS AM - Soutien à la communication et aux relations internes et externes Chapitre 1 - La collaboration avec le(s) manager(s)

 

Plan du cours :

 

I. Introduction à la notion

 

1) La notion de management

2) Fonction du manager

3) Les niveaux d'intervention du manager

4) Les fonctions de l'assistant

 

II. Les fondements de la collaboration assistant-manager

 

1) La collaboration assistant-manager

2) Le style de direction du manager

3) La responsabilité

4) La confidentialité

5) La délégation

 

 

 

 

 

I.  Introduction à la notion

 

Le manager qui est capable de concrétiser un projet en mobilisant les ressources disponibles verra son efficacité améliorée par l’aide professionnelle de son assistant.

L’assistant de manager doit bien connaître les fonctions, missions, et responsabilité du manager afin de mener à bien sa tâche.

 

 

 

 

1.         La NOTION de management

 

Ce terme a évolué depuis son origine au xix^e siècle (H. Fayol et Taylor, notamment) jusqu’à nos jours. Ainsi, pour Thiétart (1980), le management consiste à exercer quatre activités essentielles :

• la planification des activités futures de l’entreprise ;
• l’organisation et coordination des tâches ;
• l’animation des hommes, la motivation des équipes ;
• le contrôle qui permet de s’assurer de l’atteinte des objectifs fixés par la planification.
• Pour Drucker (1999), le management a pour finalité d’assurer la performance de l’organisation.

 

 

 

 

 

2.       Fonction du manager

 

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3.       Les niveaux d’intervention du manager

 

• Niveau stratégique : le manager analyse le fonctionnement de l’entreprise, établit un diagnostic et propose des orientations stratégiques. Il définit les objectifs à atteindre et les moyens pour y parvenir. Les décisions de niveaux stratégiques sont des décisions qui engagent l’entreprise sur le long terme

 

• Niveau opérationnel : C’est le niveau qui assure le fonctionnement de l’organisation au quotidien et dans le court terme. Le manager intervient au niveau des processus opérationnels qui assurent le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il supervise l’organisation, la gestion des ressources humaines et la gestion des moyens matériels. Le manager peut être amené à déléguer à ses collaborateurs. Lorsque des objectifs sont fixés, le manager contrôle la réussite de ces objectifs.

 

 

 

 

4.      Les fonctions de l’assistant

 

 

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II.  Les fondements de la collaboration assistant manager

 

1.         La collaboration assistant-manager

 

La collaboration se définit comme une relation de travail basée sur la participation à un projet commun. La collaboration assistant-manager est fondée sur la recherche d’efficacité du manager. La nature de cette collaboration découle de la relation de confiance entre l’assistant et le manager et du style de management de ce dernier. Tous ces éléments réunis conditionnent le degré de délégations des activités du manager vers l’assistant.

 

 

 

 

2.       Le style de direction du manager

 

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3.       la Responsabilité

 

La responsabilité est la capacité à prendre une décision, d’agir, sans en référer préalablement à sa hiérarchie. Cette responsabilité confère donc une autonomie qui a une double contrepartie : l’obligation de rendre compte de ses décisions ou de ses actions et celle d’être évaluer par son manager. L’assistant doit donc être en mesure de rendre compte de son action à son manager et d’argumenter.

 

Le degré de délégation et de responsabilité dépend aussi du pouvoir de l’assistant de proposer spontanément des actions et des solutions pertinentes.

 

Exemple : l’assistant se rend compte que les appels des clients restent sans réponse ou qu’ils sont rappelés mais plus de 7jours après leur appel. Vous proposez à votre manager une solution pour améliorer la communication avec les partenaires extérieurs.

 

 

 

 

4.      la confidentialité

 

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5.       La delegation

 

La délégation consiste à confier une partie de ses responsabilités à un subordonné et de lui accorder une marge d’autonomie suffisante pour lui permettre de réagir plus efficacement. Ce sont les activités opérationnelles qui sont délégués.