BTS AG - Communication Chapitre 2 - Créer et modéliser un document

 

Cours de Communication de BTS AG à télécharger gratuitement : Chapitre 2 - Créer et modéliser un document

 

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Plan du document :

 

 

I. Introduction

 

II. Analyser un document

 

III. Modéliser un document

 

IV. Les formats des documents numériques

 

Quizz

 

 

Introduction

 

 

Chaque document, que l’assistant(e) de gestion va créer, est un support (papier, analogique ou numérique) porteur d’informations lu par l’homme ou par la machine.

 

Il transmet un message cohérent d’informations pour un ou plusieurs destinataires. Il doit être structuré de manière à être compris par l’homme ou la machine et enregistré pour une éventuelle reproduction.

 

Il a deux fonctions :

 

• Une fonction de transmission c'est-à-dire qu’il est destiné à une personne,

 

• Une fonction de mémoire c'est-à-dire qu’il est obligatoirement enregistré ou archivé.

 

 

Aujourd’hui, les documents sont de plus en plus :

 

 

• Numérisés : son contenu a été codé et stocké en langage binaire (ordinateur),

 

• Dématérialisés : le document papier est remplacé par son image numérique.

 

 

Il est important de distinguer les documents en fonction :

 

• De leur destination : en interne ou externe,

 

• De leur circulation : documents de position (l’information est conservée pour avoir une trace ou servir de preuve en cas de litige) ou de liaison (l’information circule).

 

 

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Analyser un document

 

 

L’assistant(e) de gestion doit modéliser le plus possible ses documents pour lui permettre d’être plus efficace et productif(ve). Il/elle va définir le support, le format, la police de caractères, la taille de la police, la taille des interlignes conformément à la charte graphique si l’entreprise en possède une.

 

Comment va-t-il/elle créer un document ?

 

Il faut retenir les deux éléments principaux qui structurent un document :

 

 

• Les éléments fixes ou invariants : ce sont les rubriques et les champs,

 

• Les éléments variables : ce sont les données.

 

 

Modéliser un document

 

 

La modélisation est un facteur d’harmonisation des documents de l’entreprise afin de véhiculer une très bonne image de l’entreprise auprès de ses différents partenaires.

A partir d’un modèle de document, il est très facile de générer une famille de documents dérivés. Par exemple, lorsque l’assistant(e) envoie un courrier de relance de factures d’impayées à Monsieur DUPONT, dans le cadre d’un publipostage, il/elle a utilisé comme modèle sa lettre type.

 

L’utilisation de modèles va lui permettre de gagner du temps et surtout de limiter certaines erreurs.
En entreprise, il/elle va utiliser comme modèle de documents : des imprimés, des fiches, des lettrestype, des formulaires.

 

 

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Les formats des documents numériques

 

 

L’assistant(e) doit définir le format des fichiers lors de la création de ses documents.

Il en existe plusieurs, les plus couramment utilisés en entreprise sont :

 

 

• Fichier textes : extension .doc (logiciel de traitement de texte WORD, fichier lu par la plupart des texteurs et modifié par l’émetteur et éventuellement par le récepteur) ;

 

• Fichiers textes et images : extension .pdf (Adobe, Acrobat, applications gratuites afin de protéger l’intégrité du document) ;

 

• Fichiers images : extension .jpeg (utilisé pour les photos). 

 

 

Quizz

 

 

1. Un journal intime (non publié) est :

 

• Un document
• N’est pas un document
• Une archive
• Une fiche

 

 

2. Une entrevue avec votre responsable (non enregistrée) est :

 

• Un document
• N’est pas un document
• Un rapport
• Une fiche

 

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