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Cours de Communication de BTS AG à télécharger gratuitement : Chapitre 2 - Créer et modéliser un document
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Plan du document :
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I. Introduction
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II. Analyser un document
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III. Modéliser un document
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IV. Les formats des documents numériques
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Quizz
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Chaque document, que l’assistant(e) de gestion va créer, est un support (papier, analogique ou numérique) porteur d’informations lu par l’homme ou par la machine.
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Il transmet un message cohérent d’informations pour un ou plusieurs destinataires. Il doit être structuré de manière à être compris par l’homme ou la machine et enregistré pour une éventuelle reproduction.
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Il a deux fonctions :
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Aujourd’hui, les documents sont de plus en plus :
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Il est important de distinguer les documents en fonction :
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L’assistant(e) de gestion doit modéliser le plus possible ses documents pour lui permettre d’être plus efficace et productif(ve). Il/elle va définir le support, le format, la police de caractères, la taille de la police, la taille des interlignes conformément à la charte graphique si l’entreprise en possède une.
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Comment va-t-il/elle créer un document ?
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Il faut retenir les deux éléments principaux qui structurent un document :
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La modélisation est un facteur d’harmonisation des documents de l’entreprise afin de véhiculer une très bonne image de l’entreprise auprès de ses différents partenaires.
A partir d’un modèle de document, il est très facile de générer une famille de documents dérivés. Par exemple, lorsque l’assistant(e) envoie un courrier de relance de factures d’impayées à Monsieur DUPONT, dans le cadre d’un publipostage, il/elle a utilisé comme modèle sa lettre type.
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L’utilisation de modèles va lui permettre de gagner du temps et surtout de limiter certaines erreurs.
En entreprise, il/elle va utiliser comme modèle de documents : des imprimés, des fiches, des lettrestype, des formulaires.
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L’assistant(e) doit définir le format des fichiers lors de la création de ses documents.
Il en existe plusieurs, les plus couramment utilisés en entreprise sont :
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1. Un journal intime (non publié) est :
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2. Une entrevue avec votre responsable (non enregistrée) est :
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