Comment organiser votre participation à un salon

Participer à un salon semble une évidence pour beaucoup d’entreprises. Mais occuper un stand ne suffit pas ! Un travail de préparation, une attention pendant la manifestation et l’exploitation des retombées sont nécessaires à la réussite commerciale du projet.

› Choisir le bon salon

Tout d’abord, le choix du type de salon doit correspondre à la stratégie de l’entreprise et des objectifs bien précis : que ce soit pour l’image de l’entreprise ou pour mener une action commerciale sur une niche professionnelle, chacun doit avoir en tête l’objectif premier de cette participation.

Si vous hésitez entre plusieurs salons, demandez aux organisateurs des données chiffrées des précédentes éditions, afin d’en vérifier la fréquentation et la qualité des visiteurs.

› Les outils et supports à préparer

Le Stand : structure de type “parapluie” pour les petits stands de 9m², jusqu’au stand sur mesure de plus grande envergure. Les stands “parapluie” ont fortement diminué en terme de tarifs depuis quelques années et sont désormais accessibles à toute entreprise ou association.

Un écran LCD sur lequel est diffusé en boucle un powerpoint conçu pour l’occasion donnera à votre stand de l’animation et captivera l’attention des visiteurs qui passeront devant votre stand. Ce sera alors l’occasion d’établir le contact !

Une plaquette spécifique peut être éditée : à confier à un imprimeur ou via une imprimante laser, si le budget ne permet pas d’opter pour la première solution.

Les visiteurs sont toujours aussi friands de cadeaux ou “goodies”: stylos, blocs, sac, post-it …diffusés sur place, ils feront le bonheur des prospects  et fixeront dans leur mémoire votre rencontre sur le stand.

Votre site web doit annoncer le salon quelques semaines avant l’évènement.

Enfin, préparez un modèle de fiche contact, qui sera à compléter à chaque rencontre.

› Avant le salon

• La réservation du stand est la première étape dès lors que la décision est prise : le tarif et l’emplacement sont toujours à négocier. Sachez qu’instinctivement, les visiteurs commencent leur visite par la partie droite du salon (en se positionnant de face par rapport à l’entrée) : tenez en compte pour le choix de votre emplacement. Même avec une petite surface, optez pour un emplacement à l’angle de deux allées, à peine plus onéreux mais multipliant par deux vos chances d’être vu par les visiteurs.
• Invitez vos clients, prospects, prescripteurs et vos contacts presse 3 semaines avant la date d’ouverture du salon
• Prévoyez la logistique nécessaire: PC, réserve, cafetière…
• Organisez en interne le planning des présences sur le stand : prévoyez lorsque c’est possible une personne supplémentaire en cas d’imprévu !

› Pendant le salon

• Chaque matin, un briefing de l’équipe est nécessaire (seulement le 1er jour si l’équipe ne change pas). 5 minutes suffisent à rappeler les objectifs de la présence sur ce salon, les typologies de visiteurs recherchés…
• A une ou plusieurs reprises, pensez à prendre des photos (ou vidéos) qui pourront être utilisées ensuite en interne ou en externe.
• Conférence  : lorsque cela est possible, demandez à l’organisateur à animer une conférence sur un sujet en rapport avec le salon et que vous maîtrisez parfaitement. Cette option est à prévoir dès la réservation du stand (pour être présent sur les programmes) et elle est bien souvent payante (et oui, il faut payer pour animer le salon !). Mais elle génère souvent des contacts intéressés par votre prestation.

› Après le salon

Le moment est venu de comptabiliser le nombre de contacts obtenus et d’en relancer certains pour une prise de rendez-vous : c’est la phase de concrétisation commerciale !

Une note est à écrire et conserver pour l’année suivante, afin d’améliorer le dispositif lors d’une prochaine édition et de décider de la reconduction ou non de la présence de la société sur le salon qui vient de se dérouler.

Note de Marketing-etudiant.fr : Premier article pour Rodolphe Champagne, expert en communication. La réussite d’un salon dépend essentiellement du choix du salon et de l’organisation interne du salon. Souvent ce sont les petits détails qui font la différences, soyez précis et exhaustifs lors de la préparation de votre salon.