20 règles implicites pour mener des réunions efficaces

Dans les grands classiques du monde du travail, on retrouve les inévitables réunions, souvent aussi obligatoires que pénibles.

La réunion est omniprésente et incontournable dans tous les secteurs professionnels et universitaires, qu’il s’agisse d’un point hebdomadaire pour synthétiser la ligne conductrice d’un projet, ou d’une réunion exceptionnelle pour marquer des changements internes.

Cependant, si organiser une réunion semble être une chose facile qui consiste à rassembler plusieurs personnes dans une même pièce, c’est en réalité un exercice qui implique quelques règles, souvent implicites.

Quoiqu’il en soit, cette étape obligatoire est souvent prise à la légère, et généralement mal conduite, aussi bien par les organisateurs que par les participants. Voici quelques règles pour remédier aux réunions ratées et aux comportements déplacés.

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#1. Assurez-vous de la réelle nécessité d’organiser une réunion avant de la programmer. Est-ce que ce problème ne pourrait pas être résolu par un mail ou une conversation de 10 minutes au téléphone ?

#2. Toute réunion doit avoir un but : il s’agit de prendre une décision ou d’effectuer une action en groupe. Faire une mise à jour peut être effectuée par mail quasiment à tous les coups.

#3. Ne planifiez pas plus de temps que nécessaire. La majorité des réunions sont prévues pour une durée d’une heure, alors que souvent 20 minutes, 30 minutes, 45 minutes maximum suffiraient.

#4. Commencez à l’heure. N’attendez pas les retardataires, ça ne fait que les encourager.

#5. Terminez à l’heure, en commençant par « Je sais que nous avons tous beaucoup de travail, nous n’allons pas faire durer cette réunion plus de 30 minutes », ce qui montre à vos interlocuteurs votre volonté de conduire une réunion efficace et concise.

#6. N’invitez seulement que les personnes qui ont absolument besoin d’être présentes. Plus la réunion compte de participants, moins elle est efficace.

#7. Chaque réunion doit être menée par une personne désignée à l’avance, évitez l’improvisation, c’est une perte de temps supplémentaire.

#8. Prévoyez des petites minutes de bavardages au début de la réunion, nous ne sommes pas des robots, il est important d’établir de bonnes relations entre collègues pour un environnement de travail agréable et serein.

#9. Si vous voulez que les personnes lisent un document au préalable, envoyez le au minimum trois heures avant la réunion, ou encore mieux, la veille. L’envoyer 20 minutes avant est inutile.

#10. Réservez votre espace de réunion à l’avance, ou donnez-vous 10 minutes avant le commencement pour trouver une salle. Parcourir les couloirs en groupe est une perte de temps.

#11. Établissez un programme pour la réunion, pour que les participants puissent vous suivre.

#12. Si vous voulez que les participants soient attentifs, ne distribuez pas plusieurs documents en début de réunion, ils vont inévitablement les feuilleter et les tripoter, et finiront pas être distraits.

#13. Ne consultez pas votre portable ou vos mails pendant la réunion. Tout le monde peut vous voir, et tout le monde commencera à faire pareil.

#14. Gardez une trace des points importants discutés, les éléments clés peuvent-être envoyés après la réunion comme un rappel.

#15. Une tâche ou une action qui n’est pas attribuée à quelqu’un de spécifique n’aura pas de finalité. Dans la plupart des cas, une deadline est aussi nécessaire.

#16. Si quelqu’un monopolise la parole, coupez-le (gentiment). De même, si quelqu’un parle trop peu, engagez la discussion.

#17. Si la conversation vire vers du hors-sujet, il est à la fois acceptable et recommandé de recentrer la discussion sur le sujet. Un simple « Prévoyons un peu de temps pour discuter de ce sujet plus tard si nécessaire, il ne nous reste que dix minutes » fonctionne très bien.

#18. Si la réunion est censée durer plus d’une heure, organisez des pauses dans le programme, et indiquez les aux participants en début de réunion. Ils sauront qu’ils pourront checker leur mails ou leur portable à ce moment là.

#19. Prêtez attention au langage corporel. C’est une manière facile de voir si les gens s’ennuient, s’ils ne se sentent pas concernés ou s’ils ont l’impression de perdre leur temps.

#20. Enfin, évaluez régulièrement si les réunions effectuées et prévues sont nécessaires, et si c’est le cas, si leur format, longueur ou participants contribuent à leur efficacité. Ce n’est pas le cas ? Changez !

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