Management : Effectuer le bilan d'un projet

Voici un cours qui va vous expliquer comment effectuer le bilan d'un projet.

Téléchargez gratuitement ce cours de Management sur effectuer le bilan d'un projet.

Plan du document : 

• I. Pourquoi un bilan de projet ? 

• II. Le rapport ou la fiche de clôture 

• III. Le rapport d'activité hebdomadaire 

• IV. Le bilan de prospection

• V. Le tableau de bord

Partie 1 : Pourquoi un bilan de projet ? 

Le chef de projet doit établir un bilan en rassemblant l’ensemble des documents qu’il a utilisé ou rédigé pendant toute la durée du projet (compte rendu, tableau de bord, différents supports, …). L’objectif est de classer les documents pour retracer l’histoire du projet. Ce travail est nécessaire pour analyser les résultats et réfléchir à des axes d’amélioration pour la mise en place des futurs projets.

Pour faciliter ce travail, il faut placer l’ensemble de ces documents dans un dossier ou dans un classeur afin de ne rien oublier. Une évaluation et un support de clôture peuvent être  réalisés pour les gros projets, sinon le chef de projet peut se contenter de rédiger une fiche de clôture pour lui et les membres de son équipe.

Le chef de projet invite les acteurs clés à une réunion et présente le rapport de clôture. L’objectif de la réunion est de répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les points forts du projet et les points que nous pouvons améliorer pour évoluer ?

• Quels sont les écarts de résultats entre la prévision et la réalisation et quelles en sont les raisons ?

• Comment peut-on y remédier à ces écarts de résultats ?

• Quelles sont les difficultés rencontrées pendant la préparation et la mise en place du projet ?

• Quelles sont les hypothèses de remédiation spécifiques qu’il sera possible de mettre en place pour éviter ces difficultés ?

Partie 2 : Le rapport ou la fiche de clôture 

Les documents de clôture peuvent prendre plusieurs formes en fonction de la complexité du projet. Malgré cela, les informations suivantes devront apparaître comme dans l’exemple que vous trouverez ci-dessous :

➜ RETROUVEZ LA SUITE DE CETTE PARTIE SUR LE DOCUMENT A TELECHARGER GRATUITEMENT

Partie 3 : Rapport d'activité hebdomadaire 

L’objectif du reporting est de formaliser la remontée d’informations liée au projet, de contrôler l’activité des collaborateurs et d’informer l’ensemble des acteurs du projet sur l’avancement des différentes étapes, la validation des objectifs intermédiaires et sur les ajustements prévus. Le rapport d’activité est souvent accompagné d’une réunion de jalonnement qui permet de rendre des livrables précis, ou de valider une étape clé.

En fonction de la longueur du projet, le chef de projet peut décider de rédiger un rapport d’activité mensuel plutôt qu’un rapport hebdomadaire.

Partie 4 : Le bilan de prospection 

Le bilan de prospection permet de mesurer l’efficacité d’une action de prospection d’un ou des commerciaux sur une période donnée ou sur toute la durée du projet si le projet à une dominante commerciale.

Il rentre dans l’analyse quantitative du projet, visant à observer performance et la rentabilité des actions mises en place.

Le document ci-dessous est un exemple de tableau d’analyse,  de déterminer la présentation et les indicateurs de vos tableaux de bord les plus pertinents en fonction de vos actions.

Partie 5 : Le tableau de bord 

Le tableau de bord est un document de synthèse qui présente les indicateurs chiffrés pertinents pour juger l’activité ou la rentabilité de l’entreprise sur le projet. Les tableaux de bords permettent de mesurer les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus et ainsi faire les analyses correspondantes.